O BPO é uma abreviação simples para Business Process Outsourcing, que diz respeito a terceirização dos processos de um negócio. Ou seja, isso acaba representando na prática uma terceirização de atividades que não fazem parte da atividade final de uma empresa.

Conhecer um pouco mais a respeito do BPO é importantíssimo para o seu negócio, principalmente para que se saiba como começar nele da maneira mais eficaz possível.

Justamente por isso nós decidimos criar este conteúdo e te mostrar de uma maneira simples e descomplicada tudo aquilo que você precisa saber sobre o BPO, incluindo como você pode começar. Confira:

O que é o BPO Financeiro?

Como você já viu anteriormente, o BPO diz respeito a terceirização de processos que não estão dentro do foco principal de um negócio. Mas o que o BPO Financeiro significa?

Bem, não há dúvidas de que ele está ligado a terceirização de tarefas relacionadas ao setor financeiro de um negócio, como:

• Contas a pagar;
• Agendamentos;
• Geração de relatórios;
• Contas a receber;
• Emissão de notas fiscais;
• Entre outros.

Nesse cenário a empresa acaba dando para uma empresa de natureza contábil ou uma empresa especializada o “controle” de seus processos financeiros, podendo passar a focar somente naquilo que é realmente importante e que está dentro do seu controle.

Como esse movimento de terceirização está em uma fase crescente, é muito comum ver diversos escritórios de contabilidade ou uma empresa especializada oferecendo esse tipo de serviço, principalmente porque a tendência é de que isso se estabeleça como uma realidade para muitas empresas em um futuro próximo.

Todavia, para que isso possa acontecer é necessário encontrar uma contabilidade ou uma empresa especializada de extrema confiança, que conte com profissionais altamente qualificados, já que a responsabilidade sobre os aspectos financeiros de uma empresa é algo muito sério, que posiciona o contador praticamente como um grande parceiro estratégico do negócio.

Eu realmente preciso de um BPO Financeiro?

Bem, muitas pessoas têm essa dúvida, até porque acaba sendo um pouquinho difícil determinar de forma clara se há a necessidade de um BPO Financeiro ou não, principalmente pela falta de Know-How na área.

Mas vamos levantar alguns pontos que são capazes de indicar se há ou não uma necessidade de contratar um BPO Financeiro:

Você possui um profissional ou uma equipe dedicada a área financeira?

Se você possui um profissional ou uma equipe totalmente dedicada a área financeira, muito provavelmente não há necessidade alguma de contar com um BPO Financeiro, pois sua própria empresa já é capaz de executar essa tarefa com primor.

Claro, você pode querer tirar essa estrutura de dentro da sua empresa, seja por motivos de reformulação, corte de custos ou qualquer outro motivo. Isso é super válido.

Porém, nesses casos é necessário pesquisar a fundo a situação para que assim seja possível avaliar se realmente vale a pena tomar essa decisão ou se o melhor a se fazer é deixar as coisas como elas estão nesse exato momento.

A sua gestão financeira é eficiente?

Se você possui uma gestão financeira, é preciso começar a mensurar se ela é realmente eficiente. Ou seja:

• Existe um controle adequado sobre o que a empresa deve receber?
• As contas da empresa estão em dia?
• Existe um acompanhamento constante de métricas e indicadores financeiros?
• As finanças da empresa estão indo muito bem?

Tudo isso precisa ser avaliado, pois se a sua resposta for negativa para a maioria dessas perguntas, a grande chance é de que a sua gestão financeira não seja tão eficiente quanto você imagina.

Nesse tipo de caso o melhor a se fazer é optar pelo BPO, pois isso irá fazer com que você não precise mais ter de passar pelo pesadelo que é não saber precisamente o que está acontecendo com as finanças da sua empresa.

Sua gestão financeira está acompanhando o crescimento da empresa?

Existem diversos casos onde uma empresa possui uma gestão financeira, mas conforme o seu crescimento acontece todo o resto começa a degringolar, principalmente porque não há um investimento maciço em mão-de-obra e tecnologia financeira para acompanhar esse crescimento.

O grande problema é que quando isso acontece os problemas começam a surgir de todos os lados, deixando tudo uma completa confusão.

Caso essa seja a sua realidade atualmente, contratar um BPO Financeiro pode ser a melhor solução, pois a contabilidade ou uma empresa especializada chegará com uma visão externa, que certamente facilitará todo o processo de reajuste da gestão financeira da sua empresa.

Quais são os serviços prestados por um BPO Financeiro?

Em muitos casos esse conceito de terceirização não fica muito claro, então é super importante destacar quais são os serviços prestados por um BPO Financeiro, pois isso certamente é de grande valia.

Antes disso é importante deixar claro que os serviços do BPO Financeiro não são padronizados, ou seja, eles se adaptam de acordo com as necessidades de cada cliente.

De qualquer modo, veja a seguir quais são os serviços comumente incluídos:

Gestão do fluxo de caixa

A Gestão de Fluxo de caixa é um serviço essencial dentro do BPO Financeiro, pois é ela quem define as entradas e saídas que uma empresa tem diária, semanal e mensalmente.

A partir disso é possível perceber quais são as principais lacunas financeiras que a empresa possui, adotando estratégias para superá-las o mais rapidamente possível.

É importante deixar claro aqui que o Fluxo de Caixa é praticamente a alma de uma empresa, visto que com um bom fluxo é possível fazer novos investimentos e manter a empresa em um crescimento constante.

Gestão de contas a pagar e receber

Naturalmente sua empresa possui diversas contas para serem pagas e recebidas e é preciso que tudo isso seja organizado a melhor maneira possível. Fazer isso é geralmente uma responsabilidade do BPO Financeiro, que cuidará das contas da empresa, sempre com a autorização do cliente, é claro.

Outro ponto muito interessante a respeito desse serviço é que o contador acaba assumindo um papel consultivo. Sendo assim, ele pode mostrar ao seu cliente o que ele pode fazer em relação as suas dívidas, encontrando formas de amenizá-las dentro do fluxo de caixa.

Conciliação bancária

A Conciliação bancária se baseia no ato de conferir as movimentações financeiras do cliente, para que tudo esteja de acordo com a conta da empresa.

Ou seja, é uma maneira simples e prática de garantir a segurança financeira e evitar qualquer tipo de fraude.

Análise de crédito

O BPO Financeiro também se torna responsável por fazer a análise de crédito de clientes e empresas, de modo que a reputação do cliente seja totalmente protegida.

Gestão da documentação

Na gestão de documentação o BPO Financeiro fica responsável pelo controle de todos os documentos da empresa, cuidando diretamente do arquivamento e auditoria da papelada.

Dado o surgimento da lei LGPD é muito importante contar com esse tipo de serviço já que um simples documento com informações de alta relevância que seja vazado já pode gerar uma grande multa para sua empresa.

Vantagens do BPO Financeiro

Veja quais são as principais vantagens do BPO Financeiro:

Passa a ser possível dar foco ao que realmente importa

Não há dúvidas de que uma empresa especializada na produção de pães deveria focar a maior parte dos seus esforços e do seu capital na produção do produto que efetivamente traz dinheiro para a empresa.

Contudo, em muitos casos uma boa parte do capital humano da organização precisa ser alocado em áreas que não necessariamente geram esse retorno, como a área financeira, por exemplo.

Ao investir em um BPO Financeiro você acaba ganhando a possibilidade de usar os espaços dentro da sua empresa e também o dinheiro que era gasto na manutenção de um setor financeiro para expandir seu trabalho no que realmente traz retorno.

É natural que empresas que optam por utilizar um BPO Financeiro consigam aumentar seu faturamento em pouco tempo graças  a essa escolha.

Redução de custos na gestão financeira

A gestão financeira interna de uma empresa possui diversos custos, como por exemplo:

• Salários;
• Softwares;
• Maquinários;
• Água;
• Luz;
• Impostos sobre os salários dos funcionários;
• Entre outros.

Tudo isso acaba elevando os custos de um negócio de uma maneira um pouco desnecessária, principalmente quando tudo pode ser centralizado em uma única contabilidade, em um único contador ou uma empresa especializada.

Justamente por esse motivo, costuma-se dizer que o BPO Financeiro é super eficaz para fazer com que uma empresa obtenha uma grande redução nos custos da sua gestão financeira, podendo inclusive usar esse capital para outras finalidades que sejam do seu interesse.

Maior segurança no controle financeiro

Não há nenhuma dúvida de que ter um departamento dedicado ao controle financeiro da sua empresa é algo incrível. Aliás, de modo algum estamos colocando isso em consideração aqui.

O grande problema é que muitas empresas simplesmente não conseguem fazer isso de uma maneira organizada, o que começa a gerar uma série de problemas geralmente relacionados a segurança financeira da própria empresa.

Em outras palavras, a ausência de processos bem definidos e de uma gestão eficaz faz com que esse departamento interno se transforme em um verdadeiro pesadelo.

Todavia, quanto uma empresa externa passa a cuidar das suas finanças é natural que haja uma maior segurança, principalmente pela estrutura dessa contabilidade ou uma empresa especializada e pelo seu Know-How desenvolvido.

Maior agilidade e qualidade na execução dos serviços

Quem possui um departamento interno responsável pelo controle financeiro costuma sofrer muito, ainda mais quando tudo é recente.

Geralmente temos profissionais pouco experientes ou sem os recursos adequados para o trabalho, o que acaba atrasando todo o serviço, além de fazer com que ele saía em uma qualidade abaixo do esperado.

Esse problema super comum não acontece com um BPO Financeiro, até porque a contabilidade ou uma empresa especializada já possui uma estrutura totalmente voltada para esse tipo de serviço, o que acaba facilitando muitos as coisas.

É importantíssimo ressaltar que esse controle contábil geralmente é capaz de gerar lucros para uma empresa já que por estar mais organizada ela acaba lidando com seus processos mais rapidamente, estando sempre pronta para fazer negócios e aproveitar oportunidades.

Ou seja, além de ganhar muito em termos de agilidade e qualidade na execução dos serviços é possível também obter um grande ganho financeiro.

Você não precisa se preocupar com algo que não quer

Quem empreende sabe o quanto é chato ter que ficar cuidando de aspectos técnicos que simplesmente não fazem a mínima diferença para você. Sua única vontade é fazer aquilo que move o seu coração e não ter que ficar lidando com aspectos financeiros e com a burocracia envolvida neles.

Justamente por esse motivo o BPO Financeiro se torna uma ótima opção, afinal de contas, você pode se dar ao luxo de se preocupar somente com o que quer. Isso sem dúvida alguma te transformará em um profissional mais feliz e realizado, sendo que isso vai influenciar em todas as áreas do seu negócio.

Aliás, é importante ressaltar que quando não queremos fazer algo, geralmente fazemos mau feito. Dessa maneira, ao abrir mão de cuidar das finanças da sua empresa você dará a oportunidade de que alguém possa fazer isso de uma maneira muito melhor do que se poderia imaginar!

Uso de tecnologia atualizada

O uso de tecnologia atualizada é algo natural para as contabilidades ou para empresas especializadas que prestam esse tipo de serviço, afinal de contas elas estão acostumadas a lidar com os mais variados aspectos contábeis.

A parte boa nisso tudo é que você não precisa investir nessa tecnologia, pois ela já faz parte da estrutura da contabilidade ou de uma empresa especializada. Dessa maneira acaba havendo uma grande economia ao mesmo tempo em que se trabalha com o que há de melhor dentro do controle financeiro.

Como você pode ver, a lista de vantagens presentes no BPO Financeiro é bem significativa.

Desvantagens do BPO Financeiro

Como nem tudo são flores, precisamos falar um pouquinho sobre as desvantagens existentes no BPO Financeiro.

Lembre-se de que com isso não estamos querendo dizer que optar por esse tipo de parceria é algo ruim para o seu negócio, pois estamos querendo apenas te mostrar que existem dois lados da mesma moeda e que conhecê-los vai te ajudar a tomar melhores decisões.

Dito isto, gostaríamos de te apresentar as principais desvantagens presentes em um BPO Financeiro:

Podem existir problemas de comunicação

Será preciso lidar com uma equipe que está posicionada de maneira totalmente externa ao seu negócio. Ou seja, é completamente diferente de descer as escadas da sua empresa e ir falar com o seu funcionário.

Você terá que enviar mensagens, buscar o contato, organizar reuniões e cuidar muito da comunicação entre as partes. Entretanto, mesmo assim existe uma grande chance de que existam problemas de comunicação.

Esses problemas podem acontecer em momentos onde isso não poderia nem sequer ser cogitado, gerando contratempos bem significativos.

Contudo, mesmo essa desvantagem pode ser completamente contornada com um alinhamento entre a empresa especializada ou contabilidade e a empresa, para que o problema não se repita novamente.

As despesas podem ser maiores do que o esperado

Quem decide optar pelo BPO Financeiro está geralmente tentando fugir dos custos inerentes a manutenção de uma equipe interna responsável pelas finanças da empresa.

O problema é que ao terceirizar isso existe uma grande chance de que você acabe gastando mais do que deseja, ou melhor, mais do que poderia esperar gastar.

Para que isso não aconteça, o ideal é que haja uma conversa com a contabilidade ou uma empresa especializada previamente, para que haja um alinhamento completo no que é tangente aos gastos e honorários.

Sendo assim, mesmo que seja necessário pagar um valor um pouquinho mais elevado, você já terá uma noção prévia disso, o que tornará todo o processo mais tranquilo.

Você perde totalmente o controle da gestão financeira da sua empresa

Um dos grandes problemas relacionados a terceirização da sua gestão financeira é a perda de controle sobre as finanças.

Afinal, a contabilidade ou uma empresa especializada irá assumir todo o trabalho e você apenas dará autorizações e fará reuniões para ser informado.

Isso é bom por um lado? Sem dúvida alguma. Porém, sem esse desenvolvimento interno é impossível que a sua empresa possa amadurecer nesse sentido, tornando-se incapaz de sustentar sua gestão financeira no futuro.

O ideal é que o BPO seja utilizado, mas que mesmo assim haja um investimento constante em inteligência financeira, para que a sua empresa nunca fique ultrapassada nesse sentido.

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário aqui embaixo para que eu possa te ajudar!

FALE COM UM ESPECIALISTA